Depoda Kayıp ve Kaçak Nasıl Önlenir?

Barkod ve El Terminali ile Etkili Depo Yönetimi

Desnet’te ana işimiz el terminalleri, barkod yazıcılar ve barkod okuyucular. İşimizi 28 yıldır severek yapıyoruz. En yoğun çalıştığımız alanlar ise e-ticaret, depo ve lojistik operasyonlarıdır.

Depo ve lojistik süreçleri, doğası gereği insan faktörüne dayanır. İnsan ise hata yapabilen bir varlıktır. Eğer insan hata yapmasaydı, birçok sektör gibi barkod sistemlerine, el terminallerine ve depo otomasyon çözümlerine de ihtiyaç olmazdı. Bununla birlikte, süreçler doğru kurgulanmaz ve kontrol mekanizmaları eksik bırakılırsa, yalnızca hata değil; güven suistimali riski de ortaya çıkar. Hatta çoğu zaman kötü niyeti olmayan kişiler bile sistem açıkları nedeniyle hataya sürüklenebilir.

Peki, depo ve lojistik operasyonları yürüten bir işletme olarak depo kayıp ve kaçaklarını nasıl önleyebiliriz?

Bu soruyu; kalem-defterden daktiloya, Excel’den MRP’ye, MRP’den ERP’ye geçişi yaşamış, barkod ve RFID teknolojilerinin depolara girişine birebir şahitlik etmiş, 40 yıllık saha tecrübesine sahip bir uzmana sorduk.

Depoda Kayıp ve Kaçak Nedir? Neler Kayıp Sayılır?

40 yıllık saha tecrübemle şunu net biçimde söyleyebilirim:
Cironuzun büyüklüğü egonuzu, kârlılığınız ise gerçek başarınızı gösterir.

Depo kayıp ve kaçakları (shrinkage), kârlılığı sessizce kemiren en büyük düşmandır. En sık yapılan hata, kaybı yalnızca “hırsızlık” olarak görmekten ibarettir. Oysa depo kaybı;

• Hasarlı ürünler
  
• Yanlış sevkiyatlar
  
• Sistemsel hatalar
  
• Son kullanma tarihi geçmiş ürünler
  
• Sayım ve kayıt tutarsızlıkları
  

gibi pek çok kalemin toplamıdır.

Aşağıda, yalnızca teorik bilgiler değil; sahada ter ve toz içinde edinilmiş gerçek tecrübelerle hazırlanmış kapsamlı bir depo kayıp-kaçak önleme rehberi bulacaksınız.

Depoda Kayıp ve Kaçak Nasıl Önlenir?

Stok Yönetiminden Kültür İnşasına: 40 Yıllık Bir Perspektif

Depo yönetiminde kayıplar çoğu zaman envanter sayımı sırasında, adeta bir “soğuk duş” etkisiyle fark edilir. Ancak o noktada artık çok geçtir. Kayıp ve kaçağı önlemek, bir sonuç yönetimi değil, süreç yönetimi meselesidir.

Aşağıda, deponuzdaki açıkları kapatmak için uygulamanız gereken “Sıfır Kayıp” stratejisinin temel adımlarını bulacaksınız.

1. Giriş Kalite Kontrolü ve Kör Mal Kabulü (Blind Receiving)

Tecrübeler göstermektedir ki envanter tutarsızlıklarının yaklaşık %60’ı mal kabul aşamasında başlar. Depoya ürün yanlış girerse, doğru çıkması mümkün değildir.

Kör Mal Kabulü (Blind Receiving):
Depo personeline tedarikçi irsaliyesindeki miktar bilgisi verilmemelidir. Personel yalnızca ürün kodlarını görmeli, gelen miktarı kendisi sayarak sisteme girmelidir. Sistemle irsaliye eşleşiyorsa ürün kabul edilmelidir. Bu yöntem, “göz kararı” sayımları ortadan kaldırır.

Hasar Kontrol Protokolü:
Paletlerin yalnızca dış yüzeyi değil; streç altı, kolilerin köşeleri ve alt katmanları da kontrol edilmelidir. Hasarlı ürünler asla sağlam stokla karıştırılmamalı, derhal karantina alanına alınmalıdır.

2. Depo Tasarımı ve Fiziksel Güvenlik Önlemleri

Depoya kamera koymak tek başına güvenlik değildir. Kameranın nereye baktığı ve kimin izlediği güvenliktir.

• Kör noktalarda güçlü ve sensörlü LED aydınlatma kullanılmalıdır.
  
• Yüksek değerli ürünler (elektronik, ilaç, kozmetik vb.) kilitli ve yetkilendirilmiş kafes alanlarda tutulmalıdır.
  
• Şoförlerin depo içine girişi yasaklanmalı, yükleme-boşaltma alanları net biçimde ayrılmalıdır.
  

Bu uygulamalar, iç ve dış kaynaklı riskleri ciddi biçimde azaltır.

3. Süreç Yönetimi: WMS, FEFO ve Sistem Güdümlü Toplama

Depo kayıplarının büyük bölümü kötü niyetten değil; disiplinsizlik ve sistem dışı çalışmadan kaynaklanır.

Sistem Güdümlü Toplama (System-Directed Picking):
Personel kafasına göre ürün seçmemeli; WMS sistemi tarafından yönlendirilmelidir. Özellikle FEFO (First Expired First Out) prensibi mutlaka uygulanmalıdır.

Ağırlık Kontrolü:
Paketleme masalarına entegre teraziler konulmalı, sistemde tanımlı teorik ağırlık ile gerçek ağırlık eşleşmezse sevkiyat etiketi basılmamalıdır. Bu yöntem eksik veya fazla gönderimi neredeyse sıfırlar.

4. Döngüsel Sayım (Cycle Counting) ile Anlık Kayıp Tespiti

Yılda bir yapılan “duvardan duvara” sayımlar geçmişi gösterir, geleceği kurtarmaz.

Döngüsel sayım sistemi ile:

• A grubu ürünler (yüksek değerli / hızlı hareketli): haftalık veya aylık
  
• B grubu ürünler: 3 ayda bir
  
• C grubu ürünler: 6 ayda bir
  

sayılmalıdır. Bu sayede hatalar anında fark edilir ve kaynağı tespit edilir.

5. İnsan Kaynakları ve Depo Kültürü

Lojistik bir insan işidir. En iyi yazılım bile, mutsuz veya kötü niyetli bir çalışanı tek başına durduramaz.

• Hırsızlıkta sıfır tolerans politikası uygulanmalı
  
• Dürüst hatalar cezalandırılmak yerine eğitime dönüştürülmeli
  
• İsimsiz ihbar mekanizmaları kurulmalıdır
  

Korku kültürü değil, şeffaflık kültürü oluşturulmalıdır.

Depo Kayıp ve Kaçaklarını Önlemede Doğru Teknoloji Seçimi

El terminalleri, barkod yazıcılar, barkod okuyucular ve network altyapısı bir deponun omurgasıdır. Ancak teknoloji kadar önemli olan bir diğer unsur da doğru iş ortağıdır.

İyi üretici önemlidir; ancak at sahibine göre kişner.
El terminali, barkod okuyucu ve barkod yazıcı yatırımlarınızı; 28 yıllık deneyimiyle, satış sonrası desteğiyle ve sahadaki gücüyle Desnet’ten almak fark yaratır.

Desnet; Zebra, Honeywell ve Datalogic markalarının yetkili iş ortağıdır. Hafta içi her gün gece 00.00’a kadar sınırsız telefon, uzak bağlantı ve WhatsApp destek hizmeti sunar. Ürünleri deneme ve test etme imkânı sağlaması ise karar sürecinde büyük avantajdır.

Sonuç: Depoda Kayıp Tesadüf Değil, Yönetim Eksikliğidir

“Hırsız, fırsat bulduğu için değil; yakalanmayacağını bildiği için çalar.
Hata ise kontrol edilmediği için tekrarlanır.”

Depo yönetiminde her hareketin bir iz bırakması gerekir. Bu iz dijital olabilir, fiziksel olabilir; ama mutlaka izlenebilir olmalıdır.